직장인, 프리랜서, 1인 기업가 등 많은 사람들이 ‘반복되는 잡무’에 하루의 절반을 허비하고 있습니다. 단순 반복 업무에 시간을 뺏기지 않고 본업에 집중하려면 자동화가 필요합니다. 이 글에서는 ChatGPT를 중심으로 다양한 도구와 연결하여 ‘업무시간을 절반으로 줄이는 자동화 루틴’을 만드는 방법을 실제 사례와 함께 안내합니다. 누구나 따라 할 수 있는 단계별 실전 예시도 포함되어 있습니다.
ChatGPT 자동화 루틴의 핵심: 반복 업무 정의부터
자동화를 하기 위해 가장 먼저 해야 할 일은 ‘반복되는 업무를 명확히 파악’하는 것입니다. 예를 들어, 매일 하는 업무 중 다음과 같은 것들이 있다면 자동화 대상입니다.
반복 업무 예시
- 매일 아침 메일 확인 후 요약
- 고객 응대용 템플릿 이메일 작성
- 회의록 정리 및 요약
- 콘텐츠 기획 아이디어 생성
- 일일 업무 보고 작성
ChatGPT를 활용한 업무 시간 절약의 흐름
1. 업무 분류 → 어떤 일이 반복되고 있는가?
2. 프롬프트 정리 → ChatGPT에게 어떻게 지시할 것인가?
3. 도구 연동 → Zapier, Make 등과 연동해 자동 실행되도록 설정
이 세 가지 축이 연결되면, 하루 수십 분에서 몇 시간까지 절약할 수 있는 자동화 루틴을 만들 수 있습니다.
실전 예시: 하루 3시간 절약하는 ChatGPT 활용 루틴
아래는 실제 업무 자동화 루틴 구성 예시입니다. 누구나 따라 할 수 있도록 단계별로 설명합니다.
1. 이메일 요약 자동화
- 도구: Gmail + Zapier + ChatGPT API
- 루틴: 매일 오전 9시, 들어온 이메일 내용을 자동 수집 → ChatGPT로 요약 요청 → 슬랙/노션으로 정리 전달
- ChatGPT 프롬프트 예시:아래 이메일 내용을 5줄 이내 요약해줘.
- 중요 키워드 강조
- 문장은 간결하고 비즈니스 스타일로
2. 회의록 요약 자동화
- 도구: Zoom + Otter.ai + ChatGPT
- 루틴: 회의 녹취록 자동 저장 → Otter.ai에서 텍스트 전환 → ChatGPT로 요약 및 구조화
- 프롬프트 예시:이 회의록을 다음 항목 중심으로 정리해줘:
- 회의 목적
- 주요 논의 내용
- 결정 사항
- 후속 조치 항목
3. 콘텐츠 아이디어 생성 자동화
- 도구: Notion + Make + ChatGPT
- 루틴: 주간 콘텐츠 주제 자동 생성 → Notion 콘텐츠 캘린더에 자동 입력
- 프롬프트 예시:아래 키워드를 기반으로 블로그 콘텐츠 아이디어 5개 추천해줘.
키워드: 온라인 마케팅, 브랜딩, 퍼포먼스 광고
4. 업무 보고 자동화
- 도구: Google Form → Google Sheet + ChatGPT
- 루틴: 팀원들의 업무 기록 수집 → ChatGPT로 일일 요약 및 보고서 형식 변환
- 프롬프트 예시:아래 내용을 기준으로 일일 업무 보고서 형태로 정리해줘.
- 항목: 오늘 한 일 / 어려웠던 점 / 내일 할 일
- 형식: 글머리표 + 간결한 문장
위 루틴은 단순 자동화가 아닌, ‘정보 구조화 + 시간 절약 + 반복 제거’까지 실현하는 효율적인 업무 방식입니다.
자동화 도구 연동 전략: ChatGPT만으로는 부족하다?
ChatGPT는 강력하지만, 완전한 자동화를 위해서는 외부 도구와의 연동이 필요합니다. 대표적인 자동화 도구는 다음과 같습니다.
1. Zapier
- 특징: 다양한 앱 간 자동화 시나리오 연결
- 예시: Gmail → Google Sheet → ChatGPT → Notion
- 활용도: 이메일 요약, 데이터 분류, 문서 자동 정리
2. Make (구 Integromat)
- 특징: 복잡한 조건과 루프 설정 가능
- 예시: ChatGPT로 받은 응답을 트리거 삼아 후속 작업 실행
- 활용도: 콘텐츠 연속 작업, 보고서 분기 생성
3. Notion API
- 특징: 노션 페이지 자동 생성 및 데이터 삽입
- 예시: ChatGPT가 생성한 문서를 자동으로 노션 DB에 저장
- 활용도: 콘텐츠 관리, 회의록 저장소, 프로젝트 관리
4. Slack, Discord, LINE 연동
- 특징: 실시간 알림 또는 결과 전송 채널
- 예시: 요약된 이메일 내용을 슬랙 채널로 자동 전달
이런 도구들을 ChatGPT와 함께 조합하면, 자동화는 물론 팀 커뮤니케이션과 협업까지 효율적으로 정리할 수 있습니다.
결론: 요약 및 Call to Action
반복되는 업무에 지쳤다면, 지금이 바로 ChatGPT 기반 자동화 루틴을 시작할 때입니다.
- 프롬프트만 잘 구성하면, ChatGPT는 자동 보고서, 이메일, 아이디어, 회의록까지 다 처리해줍니다.
- 여기에 Zapier, Make, Notion 같은 도구를 연결하면 완전 자동화가 가능합니다.
이제는 사람이 반복하지 않아도 되는 일은 AI에게 맡기고, 사람은 전략과 판단에 집중해야 합니다.
오늘부터 당신의 하루 중 3시간을 돌려받는 자동화 루틴을 시작해보세요.