일 잘하는 사람일수록 시간을 효율적으로 씁니다. 특히 반복적인 일이나 정형화된 업무는 사람이 직접 하기보다, AI에게 맡기는 것이 더 빠르고 정확할 수 있습니다. 요즘 떠오르는 ChatGPT, Notion AI, Otter, Motion 등 다양한 AI 도구들은 단순 자동화를 넘어, 생산성과 창의성까지 끌어올려주는 실무 필수 툴이 되고 있습니다. 이 글에서는 문서작성, 회의정리, 일정관리 등 실무에서 가장 자주 쓰이는 3가지 분야를 중심으로, AI 도구로 시간을 절약하는 실전 팁을 소개합니다.
문서작성: ChatGPT와 Notion AI의 강력한 조합
문서작성은 모든 직군에서 빠지지 않는 핵심 업무입니다. 기획안, 보고서, 이메일, 블로그 포스트까지 매일 다양한 글을 써야 하는데, 여기서 AI가 강력한 아웃라인 생성기 역할을 해줄 수 있습니다.
1. ChatGPT를 활용한 기획 문서 작성
- 활용법:
“신제품 론칭 전략안 초안을 3단계 구조(서론-본론-결론)로 작성해줘. 각 파트는 500자 이상.”
- 결과: 구조화된 초안 + 요약 문구 + 논리적 흐름 제공
- 활용 예시: 기획안, 전략보고서, 정책 제안서, 제안서 초안
2. Notion AI를 활용한 문서 정리
- Notion AI는 이미 입력된 문장을 매끄럽게 정리하거나, 요약문, 리스트 형식으로 재가공하는 데 특화
- 회의 결과를 적어두면, “요약해줘” 한마디로 전체 정리가 가능
- “블로그 스타일로 바꿔줘”, “간결하게 정리해줘” 같은 지시도 효과적
3. AI 도구 조합 팁
- ChatGPT로 ‘초안’ 생성 → Notion AI로 ‘정제 및 요약’
- 반복적으로 쓰는 문구는 프롬프트에 저장해두고 템플릿화
시간 절약 효과:
30분 걸리던 보고서 초안 작성이 5~10분 만에 끝남. 팀원 간 공유도 훨씬 빠르고 명확해짐.
회의정리: Otter AI와 ChatGPT로 실시간 요약까지
회의는 반드시 필요하지만, 회의록 작성은 많은 시간과 에너지를 소모합니다. 특히 정리하는 사람이 매번 바뀌면 퀄리티도 들쭉날쭉해집니다. 이런 회의 기록 업무를 Otter AI, ChatGPT가 완전히 자동화할 수 있습니다.
1. Otter.ai를 활용한 음성 인식 회의록
- 줌, 구글미트, 팀즈 등과 연동 가능
- 회의 음성을 자동 텍스트로 변환하고, 요점 정리까지 자동 제공
- 말하는 사람별로 구분 가능하여 정확도도 높음
2. ChatGPT로 회의 내용 요약 및 구조화
- Otter에서 받은 텍스트를 붙여넣고 아래 프롬프트 사용:
“다음 회의 내용을 핵심 중심으로 요약해줘.
항목: 주제 / 결정사항 / 액션 아이템 / 책임자 / 다음 회의 일정”
- 결과물은 5줄 요약 또는 슬라이드용 요약으로도 활용 가능
3. 활용 팁
- Otter로 실시간 기록 → 회의 종료 후 ChatGPT에 붙여넣기
- 요약된 내용을 바로 노션이나 슬랙에 공유
- “회의 요약본을 이메일용으로 변환해줘” 기능까지 연결 가능
시간 절약 효과:
회의 후 회의록 정리에만 1시간 걸리던 시간이, 10분 이내로 단축됨. 정확성과 가독성도 상승.
일정관리: Motion AI와 ChatGPT로 스마트 스케줄링
일정관리는 단순한 시간 기록이 아닌 ‘우선순위 관리’와 ‘집중도 유지’의 핵심입니다. 여기서 Motion, Sunsama 같은 AI 스케줄러와 ChatGPT의 자동화 기능이 빛을 발합니다.
1. Motion을 활용한 자동 스케줄 배정
- 하루 업무 목록을 입력하면, Motion이 자동으로 시간 블록을 배정
- 회의, 마감일, 휴식까지 포함한 최적 스케줄을 제안
- 우선순위 기반으로 ‘중요한 일 먼저’ 설정이 가능
2. ChatGPT로 일정 분석 및 조정
- “이번 주 일정 중 마감이 임박한 일 우선순위로 정리해줘”
- “하루 3시간 집중 업무가 가능한 시간대를 제안해줘”
- To-do 리스트 기반으로 일정을 자동 재조정 가능
3. 활용 팁
- Motion에 작성한 일정을 요약해 ChatGPT에게 분석 요청
- “오늘 일정을 기반으로 업무일지 작성해줘”로 자동 보고까지
- 연동 가능한 플랫폼: Google Calendar, Notion, Slack 등
시간 절약 효과:
계획 수립에 들이던 시간 절감은 물론, 집중 시간이 확보돼 결과물의 질도 개선됨.
결론: 요약 및 Call to Action
AI 도구는 이제 선택이 아닌 ‘필수 생산성 파트너’입니다.
ChatGPT, Otter, Notion, Motion 등 각 분야에 맞는 AI를 적절히 조합하면, 문서작성은 물론 회의, 일정까지 모두 자동화되고 체계적으로 관리할 수 있습니다.
오늘부터 단순 반복 작업을 AI에 맡기고, 창의적인 일에 더 많은 시간을 써보세요.
AI는 당신의 시간을 벌어주는 가장 강력한 도구입니다.